Rezultaty jej rozpowszechniania się dostrzegamy być może w tym, jakie pisma lub wiadomości wysyłają do nas urzędy, banki albo inni dostawcy usług. Może to być styl np. taki (autentyczny):

„W odpowiedzi na Pani zgłoszenie dotyczące powyższej wypłaty gotówki wyjaśniam, że sprawa posiada charakter skomplikowanej. Oznacza to, że w celu ustalenia zasadności powyższego obciążenia Bank musi podjąć dodatkowe czynności mające na celu wyjaśnienie Pani sprawy”.

Styl tego samego tekstu może być też zgoła inny, np.:

„Zajmujemy się Pani zgłoszeniem. Potrzebujemy na to nieco więcej czasu, dlatego prosimy o cierpliwość. Wkrótce powiadomimy Panią o wyniku sprawy”.

Prosty język definiuje się jako sposób pisania (standard komunikacyjny), który sprawia, że tekst czytamy bez zatrzymywania się i rozumiemy od razu, już po jednej lekturze. Aby tak było, zdania powinny być w miarę krótkie (do dwudziestu słów), szyk zdania – naturalny (a więc podmiot – orzeczenie – dopełnienie, jak w zdaniu Ala ma kota), a używane wyrazy – niespecjalistyczne, rodzime i nieprzesadnie długie (do trzech-czterech sylab).

Jakie jeszcze zasady powinien spełniać taki tekst? Weźmy inny, znów prawdziwy, przykład:

„W odpowiedzi na wiadomość pragniemy poinformować, iż na daną chwilę nie ma możliwości zapisu do preferowanego lekarza”.

W prostym języku podwójnie ważne jest to, do kogo kierujemy swój tekst. Dobrze jest, po pierwsze, wiedzieć, do kogo piszemy. Urzędnik lub konsultant zwraca się na ogół do konkretnej osoby, której imię, nazwisko, a często także wiek, płeć czy profesję zna, bo ma to w dokumentacji. Skoro tak, to warto użyć zwrotów bezpośrednich – takich, które pozwolą dostrzec po drugiej stronie żywego człowieka, a nie tylko kolejną sprawę do rozpatrzenia.

Stąd wynika drugi postulat: aby używać w tekście form, które uwidocznią zarówno nadawcę, jak i odbiorcę. Wystarczyłoby w tym celu zrezygnować z form nieosobowych (por. w celu ustalenia zasadności obciążenia; nie ma możliwości zapisu) na rzecz takich konstrukcji, w których widać, kto mówi do kogo (por. abyśmy mogli ustalić, czy możemy zwrócić Pani pieniądze; niestety, nie może się Pan zapisać).

W kontekście prostego języka przywołuje się nieraz aforyzm Stanisława Jerzego Leca: „Nie wystarczy mówić do rzeczy (czyli merytorycznie, profesjonalnie), trzeba jeszcze mówić do ludzi” (po ludzku, zdając sobie sprawę, że osoba po drugiej stronie zazwyczaj nie musi być wyspecjalizowana w danej dziedzinie, być może nie ma wykształcenia lub doświadczenia, jest cudzoziemcem itd.).

Zarówno pierwszy, jak i drugi przykład rozpoczyna się od kancelaryjnego w odpowiedzi na (drugi popularny sposób otwierania tekstu to w nawiązaniu do). Obie konstrukcje są kalkami z języka niemieckiego i pochodzą jeszcze z czasów zaborowych.

Z języka rosyjskiego pochodzi z kolei określenie na dzień dzisiejszy. Tego typu sformułowania (podobnie jak na daną chwilę) – zamiast krótszych dziś, teraz, obecnie – niepotrzebnie wydłużają tekst. Urzędowe są również połączenia w dniu 13 października, w miesiącu grudniu, w mieście Szczecin – zamiast po prostu 13 października, w grudniu, w Szczecinie.

W prostym języku zaleca się także, aby informację najważniejszą umieszczać na początku tekstu, a nie np. wznosić przed odbiorcą gęste zasieki z podstawy prawnej. Powołanie się na przepisy można dać na końcu pisma, a informację o rozstrzygnięciu sprawy – wyżej i bardziej wyraziście (większą czcionką, pogrubieniem itp.).

Polski język urzędowy ukształtował się w dużej mierze właśnie na wzorcach niemieckich i rosyjskich. Czasy powojenne taki styl utwierdziły (pomyślmy o tym, jak traktowana była jednostka...) i w zasadzie dopiero teraz, od kilkunastu lat, następuje w tym zakresie zauważalna zmiana.

Od 2018 r. instytucje publiczne mogą przystąpić do tzw. Deklaracji prostego języka. Do tej pory podpisało ją ok. siedemdziesięciu podmiotów, w tym liczne ministerstwa i urzędy samorządowe, Zakład Ubezpieczeń Społecznych, a także – w 2023 r. – cztery uczelnie wyższe. Sygnatariusze zobowiązują się do tego, że będą stosować prosty język i upowszechniać jego zasady, a także uwrażliwiać pracowników na potrzeby innych – bez względu na wiek, poziom niepełnosprawności czy poziom wykształcenia.

Prosty język wpisuje się w inną ważną i społecznie potrzebną ideę – dostępności. Chodzi w niej o zapewnienie usługom, miejscom i produktom takich cech, dzięki którym będzie mogło z nich na równi korzystać jak najwięcej osób. Stąd właściwe udogodnienia architektoniczne, takie jak windy czy podjazdy, oraz cyfrowe, np. kontrast lub większa czcionka na stronie internetowej dla osób słabowidzących albo napisy dla głuchych.

Prosty język też wpisuje się w dostępność, pozwala bowiem bez przeszkód rozumieć przekaz, który bezpośrednio nas dotyczy. Jest też wyrazem szacunku i empatii. Dobrze, żeby się rozwijał.

Magdalena Wanot-Miśtura - językoznawca, adiunkt w Instytucie Języka Polskiego na Wydziale Polonistyki UW, kierownik Laboratorium Efektywnej Komunikacji UW. Prezes zarządu Fundacji Języka Polskiego.